Nie wierzysz, że Twoi pracownicy są wystarczająco odpowiedzialni, aby wykonać ważne zadania? Myślisz, że delegowanie osłabi Twój autorytet? Po co w sumie delegować zadania pracownikom, skoro sama zrobisz to najlepiej?
To częste obawy liderek, ale również sygnał braku zaufania do zespołu i ich możliwości. Warto “zaryzykować”, aby osiągnąć korzyści w trzech obszarach:
- Rozwój pracowników. Jedną z metod rozwoju swoich pracowników, która jest w dodatku bezkosztowa, jest delegowanie ambitnych zadań, które wymagają nauczenia się czegoś nowego, sprawdzenia się w nowej sytuacji.
- Motywacja. Odpowiednio delegowane zadania – zgodnie z kompetencjami i zainteresowaniami zwiększa się ich samodzielność oraz poczucie wpływu na decyzje podejmowane w organizacji, co znacząco podnosi motywację i oraz poczucie sensu.
- Zarządzanie czasem. Jeśli powyższe dwa punkty Cię nie przekonały, to co powiesz na odzyskanie czasu dla siebie? Jeśli ciągle gasisz pożary, zamiast podejmować strategiczne decyzje – prawdopodobnie za mało delegujesz innym.
Co jest potrzebne do delegowania?
- Komunikacja
Z zasady niewiele da się w zespole osiągnąć bez komunikacji, ale tutaj te umiejętności są dość ważne. Nieodpowiednia komunikacja może spowodować błędy w realizacji oddelegowanych zadań czy wręcz ich totalne niezrozumienie.
- Znajomość swojego zespołu
Szefowa powinna znać swoich pracowników – umieć ocenić ich mocne i słabe strony. Musi wiedzieć, kto najlepiej sprawdzi się w dużych projektach, kogo poprosić o przygotowanie komunikacji, a komu powierzyć opracowanie nowej procedury.
- Zaufanie
Twoje zaufanie do zespołu, że sobie poradzą, a jak będą mieć trudność to się nauczą. Zaufanie zespołu do Ciebie, żeby komunikować, gdy się czegoś nie rozumie.
Jak efektywnie delegować zadania, aby osiągać najlepsze wyniki?
Które zadania warto delegować?
Zacznij od dwóch:
- zadania specjalistyczne, które Twoi pracownicy wykonają lepiej niż Ty
- zadania, które rozwiną umiejętności Twoich pracowników
Kiedyś przeczytałam też taką podpowiedź, aby zadania były wykonywane przez najniższy szczebel posiadający do tego kompetencje. Jeśli jednak czas przekazania (tłumaczenia) tego zadania jest równy lub większy od czasu realizacji… zrób to sama, Szefoowko 🙂
Których zadań nie wolno delegować?
- tematów strategicznych,
- kwestii ściśle poufnych, personalnych i wymagających dyskrecji
- kompetencji menedżerskich (zazwyczaj*): planowanie, motywowanie, kontrola, egzekwowanie
Czytałaś już o tym, jak egzekwować zadania?
*Co do kompetencji menedżerskich robię gwiazdkę, bo gdybym akurat wspierała rozwój takich kompetencji u swojego pracownika, to mogłabym go zaangażować w pewne zadania z tym związane, ale o tym, może innym razem.
Jak przekazać pracownikowi zadanie i co ustalić – krok po kroku.
- Określ zadanie
Co jest do zrobienia? Jak to zadanie wpisuje się w cele długofalowe? Jakich kompetencji wymaga, żeby je zrobić najlepiej?
- Dobierz odpowiednią osobę
Który Twój pracownik będzie w stanie najlepiej zrealizować ten projekt? Który pracownik ma wolne zasoby czasu, żeby się tego podjąć?
3. Zakomunikuj
-
- cel, efekt, mierniki sukcesu
- sposób monitorowania postępów
- termin (kroki milowe, efekt końcowy)
4. Sprawdź zasoby (wiedza, umiejętności, inne)
Czy osoba, która ma zrealizować to zadanie wie CO i JAK jest do zrobienia? Czy potrafi to wykonać? Czy ma niezbędne zasoby czasu bądź wsparcia, żeby to zrealizować? Zasoby to również sprzęt, oprogramowanie, dostępy, itp.
- Potwierdź zrozumienie
Podsumuj, proszę swoimi słowami, co jest do zrobienia i jak planujesz do tego podejść?
Najważniejsze na koniec: feedback! Po każdym zrealizowanym etapie, kroku milowym, a na końcu całym zadaniu nie zapomnij podzielić się feedbackiem, żeby zwiększyć motywację i rozwój na bazie wniosków z całego procesu. Powodzenia!
