Czy to nie cudowne, że cele, które otrzymujesz na cały swój dział realizowane są w terminie i jakości, która co najmniej jest przyzwoita, jeśli nie godna pochwały i wywołująca zazdrość? Z wyprzedzeniem dostajesz powiadomienia o potencjalnych ryzykach i macie czas na jego eliminację, a do tego każdy w Twoim zespole jest samodzielny i nie popełnia błędów.
Nikt nie powiedział tak nigdy.
Dlaczego tak się nie dzieje? Jeśli pracownik nie realizuje swoich zadań – wcale lub nie w takim zakresie, w jakim się spodziewasz czy potrzebujesz, to może to wynikać z kilku kwestii. Przyjrzyjmy się po kolei możliwym przyczynom:
- Nie mówisz im, że to co robią odbiega od Twojej “wizji”, ani czego oczekujesz w zamian.
Nie bez powodu umieszczam to jako punkt pierwszy. Czasami pewne metody pracy czy zachowania są utrzymywane tylko dlatego, że szefowa oczekuje, że pracownik się domyśli, że coś jest nie tak. Przy czym pracownik się nie domyśla, dane zaniedbanie trwa tygodniami, aż w końcu następuje wybuch. I to taki, w którym pracownik “do niczego się nie nadaje, brakuje mi intelegencji” i ogólnie jest pewnie do zwolnienia.
Pewnie szlag Cię trafia, gdy słyszysz, od pracownika, że “nie wiedział, czego dokładnie oczekujesz” ale jakoś nigdy nie spytał. To jednak nie zmienia faktu, że to Ty jesteś teraz zirytowana, a jednocześnie odpowiedzialna za osiągane przez Twój zespół wyniki.
Nie wypowiedziane nie istnieje! Za każdym więc razem, gdy Twój pracownik robi coś w Twoim odczuciu niezgodnie z celami / oczekiwaniami / standardami / wpisz własne, to najpierw niech Ci się droga liderko zaświeci lampka, że to dobry moment, aby wrócić do początkowych założeń i porównać perspektywę pracownika z Twoimi oczekiwaniami.
Gdy komunikacja celów i oczekiwanych efektów miała miejsce jest to również idealny moment, aby udzielić informacji zwrotnej na temat sposobu realizacji zadania. (Jak to zrobić konstruktywnie przeczytasz w tym artykule).
Z jakich innych powodów Twój zespół nie osiąga wyników bądź nie realizuje jakiegoś zadania?
- Nie wie jak należy to wykonać.
Dostał zadanie, nigdy tego nie robił, nie ma też informacji jak to się wykonuje. Brak wiedzy można łatwo uzupełnić i ten aspekt może się pojawiać szczególnie przy nowych zadaniach lub u nowych pracowników. Rolą liderki jest zatem dostarczenie jak najwięcej wiedzy i informacji o zadaniu i sposobach jego wykonania oraz oczekiwanych efektach.
- Nie umie zrealizować tego, tak jak oczekujesz
Brak umiejętności, gdy już zdiagnozowany, można uzupełnić poprzez szkolenie, trening on-the-job czy przydzielając pracownikowi mentora.
- Nie chce tego zrobić.
Brak motywacji widoczny w postawie jest najtrudniejszy w zaadresowaniu, gdyż może znów głębiej wynikać z bardzo różnych przesłanek – np. sytuacji prywatnej, złych relacjach w zespole, i wielu innych. Aby rozpoznać źródło zapytałabym:
- Co sprawia, że to zadanie jest dla Ciebie nieatrakcyjne?
- Czego dokładnie nie chcesz / nie lubisz robić?
- Co Cię blokuje, aby się zaangażować w pełni w to zadanie?
- Czego potrzebujesz, aby się w to zaangażować?
- Jakie widzisz główne ryzyka/trudności w tym zadaniu?
- Jak być ocenił/a swoje nastawienie do tego tematu?
- Zadanie jest za duże lub za małe.
Są pracownicy, którzy nie potrafią samodzielnie rozłożyć wielkiej kobyły całego projektu na małe zgrabne zadania, które są w zasięgu ich możliwości. Potrzebują konkretnych zadań, które mogą wpisać w kalendarz i łatwo odhaczyć ze swojej to do listy.
Są też inni pracownicy, którym zabijesz motywację dając te same małe, zgrabne zadania. Ci preferują widzieć dalekosiężny plan i elastycznie dostosowywać swoją formę pracy, aby je zrealizować. Czy znasz swoich ludzi i dobierasz odpowiedni format zadań, które delegujesz do ich możliwości i preferencji?
Jak zatem egzekwować zadania od pracowników?
Ściśle z egzekwowaniem zadań związany jest temat ich delegowania i to tu jest zazwyczaj pies pogrzebany. O tym, w jaki sposób skutecznie delegować zadania przeczytasz w tym artykule. Gdy zadanie jest już oddelegowane pozostaje Ci zatem skorzystać z kilku dodatkowych wskazówek:
- Komunikuj swoje potrzeby w zakresie pilnowania terminów realizacji (mów jaki wpływ ma na Ciebie i Twoje zadania czy zespołu, gdy terminy nie są dotrzymywane)
- Korzystaj z aplikacji wspierających monitoring postępów, np. Asana
- Organizuj regularne spotkania statusowe – indywidualne/zespołowe, na którym weryfikujecie niezbędne wsparcie w realizacji zadania oraz weryfikujecie postępy w określonych krokach milowych.
Ja organizuję cotygodniowe spotkania na których każdy dzieli się co najmniej trzema informacjami:
- co udało Ci się osiągnąć w minionym tygodniu?
- co planujesz na ten tydzień?
- jakie wsparcie i od kogo jest Ci potrzebne, aby to osiągnąć?
