Z perspektywy pracownika zawsze miałam poczucie, że moi szefowie mają dla mnie za mało czasu i za rzadko dają mi feedback. Z perspektywy szefa wiem, że ciągle na wszystko jest za mało czasu, a czas sam w sobie mija hurtowo – od razu tygodniami, a nie minutami czy godzinami. Jak często zatem powinniśmy się spotykać z pracownikami i co ważniejsze – po co? Ponieważ jak zwykle najtrafniej byłoby odpowiedzieć „to zależy”, to spróbuję na kilku przykładach napisać, co mi się sprawdza w zespole 10 osobowym, rozproszonym.
Raz na kwartał – celebracja i rozwój
Taka częstotliwość najlepiej mi się sprawdza na spotkania całego zespołu, o ile nic nie stoi na przeszkodzie stacjonarnie. Żeby zespół integrować, budować relacje, wypracowywać tematy długoterminowe, weryfikować duże priorytety, podsumowywać i celebrować osiąganie celów kwartalnych.
Na spotkania zespołu weź ze sobą Jupitajnię FRIENDS – idealnie buduje relacje w zespole, a regularnie używana ułatwia rozmowy na wartościowe tematy!
Takie chwile dobrze się też sprawdzały na dawki inspiracyjne i rozwojowe, czegoś się uczymy od siebie, coś usprawniamy, wyciągamy wnioski z projektów. Przykładowe spotkania:
- Szkolenie Insights Discovery
- Spotkanie koncepcyjne “jak wyróżnić się na rynku w kontekście tematu X?”
- Opracowanie projektu szkolenia X, robocze spotkanie.
Warto zbierać tematy do “przepracowania” od samego zespołu – co dla nich jest ważne, a nie ma na to czasu w bieżącej gonitwie?
Raz w miesiącu – wsparcie, wnioski i rozwój
Pracując z zespołem rozproszonym był to dla mnie optymalny czas, żeby spędzić z każdym jeden dzień pracy w terenie, a dla osób funkcjonujących stacjonarnie, aby zadbać o dłuuugą rozmowę rozwojową, coachingową, badającą nastroje i wspierając rozwój bieżący. Przykładowe pytania:
- W czym mogę Ci pomóc w Twoich aktualnych wyzwaniach?
- Jak Ci się pracuje w zespole?
- Czego potrzebujesz ode mnie więcej/mniej?
Staram się, aby z każdą osobą mieć indywidualny status nt. postępów prac, potrzeb w danym okresie. Podsumowuję też ze swoich notatek najważniejsze informacje, które zaobserwowałam – nie jest to nowy feedback, ale jego wzmocnienie, szczególnie dotyczące powtarzających się tematów, postępów w jakimś obszarze lub czegoś wyróżniającego się w danym okresie.
Raz w tygodniu – operacyjnie i relacyjnie
Praca operacyjna jest dynamiczna i bez cotygodniowych statusów nie byłabym w stanie podejmować żadnych decyzji ani być na bieżąco. Regularność spotkań na statusie całego zespołu pozwala też na ujednolicenie wiedzy, działań, wyciągnie bieżących synergii i szukanie małych usprawnień. U mnie w kalendarzu znajduje się na sztywno cotygodniowy Status Życia, który obejmuje takie punkty:
- Nastrój w skali 1-10
- Sukces minionego tygodnia
- Plan na ten tydzień i potrzeby od siebie nawzajem
- Inspiracje, inne ważne wnioski
Raz dziennie – relacyjnie, ad hoc
Wspólna kawa, wspomnienie z weekendu oraz bieżące przemyślenia i przegadywanie „adhoków” jest potrzebne, żeby czuć się częścią zespołu i robić wszystko w motywującej atmosferze. Do tego służy rozmowa telefoniczna i wspólny zespołowy czat na messengerze. I trafiają tam zarówno zdjęcia z wypadu na spacer z psem jak i szybkie prośby pt. “Zamknij proszę plik X”. Mamy też “kanały” rozmowy o nowinkach w branży, a także dedykowane spotkania projektowe, które ułatwiają progres prac.
Podsumowując, zadbaj o cele:
Operacyjne, żeby wiedzieć jak idą bieżące zadania
Rozwojowe, żeby wspierać efektywność i osiąganie nowych celów
Wsparcia, aby dawać czas na problemy i bieżące tematy
Celebracji, aby wzmacniać sukcesy i motywację
A nade wszystko – zadbać o relacje z każdym indywidualnie oraz całością jako zespół.
